Obsługa zapytania ofertowego o pudełka z tektury falistej?

Obsługa zapytania ofertowego o pudełka z tektury falistej może wydawać się prostym pytaniem dla większości osób. Więc stawiam pierwszą teorię odpowiedzi na zapytania ofertowe są na bardzo niskim poziomie. Poniżej rozszerzymy sobie temat, przechodząc przez teorię i praktykę z dnia codziennego.

Rozpocznijmy od tego czym jest zapytanie ofertowe, inaczej RFP, RFQ? Zapytanie ofertowe jest zazwyczaj w formie dokumentu wysyłanego przez zainteresowanego, a w naszym przypadku firmę, gdyż współpracujemy głównie z biznesem do potencjalnego dostawcy towaru. Celem zapytania jest uzyskanie określonych warunków dostarczenie określonego dobra (produktu, usługi). Wywołałem RFP (request for proposal) jest to bardziej ogólne zapytanie, gdzie firma poszukuje całościowej obsługi. Może bardziej pasuje tu kompleksowego zaopiekowania się zlecanym tematem. Natomiast RFQ (request for quotation) jest poszukiwaniem konkretnego określenia ceny z warunkami dla danego towaru, usługi.

Jako, że zajmujemy się B2B w naszych relacjach, więc jakie są cele zapytania ofertowego?

Zacząłbym od właściwej identyfikacji odpowiednich dostawców dla zapytania.

Następnie wrzuciłbym zbieranie informacji o możliwości zaspokojenia naszych potrzeb i ofertach w naszym zasięgu otoczenia.

Dodałbym jeszcze składnik transparentności oraz uczciwej konkurencji, który jest istotny z różnych ciekawych przyczyn.

Jako osoby prowadzące biznes stajemy często po obu stronach. Czas otrzymujemy zapytanie, ale by je zrealizować musimy posiłkować się dostawcami surowca, narzędziami, komponentami. Tu nasuwa się kolejne hasło, które chcę rozwinąć.

Zapytanie ofertowe proces tworzenia

Jak opracować zapytanie ofertowe, które będzie skuteczne?

Należy określić przede wszystkim cel zapytania. Co chcę osiągnąć? Jakie moje potrzeby chcę zaspokoić? Określając możliwie precyzyjnie mój produkt, czy usługę finalną.

Moje wymagania, czyli czego oczekuję w naszej współpracy, co jest dla mnie wymagane, akceptowalne, nie możliwe do zaakceptowania.

Musimy dorzuć trochę pracy w identyfikację potencjalnych dostawców, czyli kto może dla nas to wykonać? Są oczywiście giełdy, strony z zapytaniami, jednak zdecydowanie nie wybierałbym takiego rozwiązania jako główne. Bardziej traktowałbym, jako bazę wiedzy do tego, czego możemy się spodziewać i wymagać oraz co należy jeszcze doprecyzować w zapytaniu ofertowym.

Przygotowanie danych i dokumentu ofertowego. Zebranie danych, przedstawiając je jasno i prosto, najlepiej posługując się językiem branżowym dla danego tematu. Tu ważnym elementem z doświadczenia. Nie zakładajmy, że jeżeli 1200×800 jest wymiarem u nas to u dostawcy jest tym samym. Znam przypadki, gdzie w przytoczonym przykładzie u dostawczy znaczyło to 800×1200. A to robi różnicę ;). Określamy jasno, najbardziej szczegółowe informacje, zawierające maksymalną ilość detali. Tu ponowny przykład, gdzie Kupujący zamówił z Azji urządzenie i dostał super urządzenie, tyle że z amerykańską wtyczką. Skąd Sprzedający miał się domyśleć, jaka wtyczka – po wysyłce, no ale nie każdy pomyśli :).

Co powinno zawierać się w zapytaniu ofertowym?

Opis naszego projektu, produktu, czy usługi

Wymagania jakościowe

Termin dostawy

Miejsce dostawy

Kluczowe paramenty

a przy zapytaniach podlegającym przetargowych dodałbym zdecydowanie kryterium oceny. To przy standardowych zapytaniach również ułatwia potencjalnym oferentom wycenę i nakierowuje ich na właściwą drogę. Pomijając ten element może spotykać się dla nas z abstrakcyjnym podejściem do tematu oferentów, ale również na zagubienie tego o co nam właściwie chodziło. Ok, przy prostych opakowaniach ktoś powie, że to będzie trudne. Nic mylnego, ale o tym później.

Na jakie korzyści możemy liczyć przy używaniu zapytań ofertowych?

Pierwsze to umożliwienie porównania różnych dostawców. Zapytanie ofertowe pozwala nam zestawić obok siebie różnych dostawców na podstawie jednolitych parametrów. To pozwoli nam na łatwiejsze ich porównanie i identyfikację potencjału w celu najlepszego zaspokojenia potrzeby naszej firmy.

Porównując zwiększamy konkurencyjność i optymalizujemy koszty. Dostawcy nie żyją w próżni. Choć niektórzy, sprawiają wrażenie, jakby nie byli świadomi konkurencji 🙂 XXI wiek, hello, wake up! Jednak Ci ogarniający rzeczywistość przy zapytaniach ofertowych zdają sobie sprawę, że nie są jedyni i rzetelnie przykładają się do swojej pracy przy odpowiedzi na nasze pytania. Co pozwala na racjonalizację cenę, oferowanie ciekawszych warunków, czyli zyskujemy korzyści kosztów zakupu.

Transparentność tego procesu ofertowego, a dokładniej jego dokumentacja, formalności, warunki pomagają w stworzeniu przejrzystego i równego dla konkurentów konkursu. W naszych czasach możemy natknąć się na oskarżenia o nieuczciwej konkurencji, więc im prościej, tym płynnie dla nas proces przebiegnie. Bez zbędnych ataków, przegranych w wyścigu. To ważne również, gdy mówimy o prawie zamówień publicznych. Zapewne takie oferty też mogą przejść przez Twoje ręce.

Zapytania ofertowe pozwalają zrozumieć rynek. Spływające oferty od oferentów pozwalają nam zaglądnąć w głąb rynku, innowacji, rozwiązań, trendów, postępów technologicznych oraz sposobowi tworzenia odpowiedzi na zapytania wykonawców :).

Formalizacja, szablony wg, których określamy przedmiot zamówienia, a nawet składania ofert jest istotna. Pozwala nam śledzić je w czasie i odnosić się do nich, zauważając trendy na rynku, np. termin składania ofert w czasie. Jeżeli widzisz, że termin był 5 dni roboczych, a nagle wykonawca może realizować w terminie 3 dni roboczych, powinna zaświecić nam się żarówka. Dodam, że przy audytach, certyfikacjach taki proces może być również pomocny, a wdrożony ułatwi nam życie.

Najlepsze praktyki zapytań ofertowych dla pudeł z tektury falistej?

Określ cel. Napisz co chcesz uzyskać w jasny sposób – jasny dla innych, nie tylko dla Ciebie. Dostawca musi dobrze zrozumieć Ciebie i dostosować ofertę do Twoich potrzeb. Kogut myślał o niedzieli, a gospodarz o rosole. Niech oboje myślą tak samo o tym, co nastąpi.

Specyfikacja Twoim przyjacielem, podaj szczegóły ilości, parametrów jakościowych, miejsca dostawy , terminów dostawy, terminu płatności oraz innych specjalistycznych parametrów.

Strzeż się przez ogólnikami. Przyniosą Ci tylko nieporozumienie, niepotrzebny pink-pong mailowy, dodatkowe minuty na telefonie.

O co możemy zapytać dostawcę?

Doświadczenie z podobnymi zapytaniami. Oceń kompetencje.

Technologię jaką wykonawca zastosuje do realizacji zapytania. Sprawdź czy Twój dostawca, wiec co obecnie dzieje się na rynku.

Na jakie wsparcie możesz liczyć? Czy z wykonawcą możesz realizować przyszłe zadania?

Jak zarządzać odpowiedziami ofertowymi?

To właśnie odpowiedzi wykonawców na zapytania ofertowe zainspirowały mnie do tego wpisu. O tym za chwilę.

Aby nasza ocena była obiektywna w najbardziej, jak to tylko możemy, musimy sobie pomóc. Co prawda, co któryś z wykonawców stworzy, lub zleci profesjonalnej firmie do stworzenia odpowiedź na oferty – co jest coraz częściej obserwowane na rynkach. Cóż zrobić, mamy co mamy i trzeba dać zarobić różnych specjalistom. Ciekawe jakie specjalizacje będą najdziwniejsze z naszego pkt. widzenia za 10 lat. Mam nadzieję, że będziemy ogarniać więcej wokół siebie, a nie mniej. W pomocy oceny powinniśmy stworzyć system ocen. Jak wolisz, skala, punktacja, kolory, ale najważniejsze to oceniać parametry określone w zapytaniu ofertowym, doświadczenie wykonawcy, obsługę posprzedażową.

Otwórz się na innych. Zaproś inne osoby, aby spojrzały z Tobą do odpowiedź. W ten sposób zyskasz szerszą perspektywę i zróżnicowanie zdań. To z pewnością pozwoli Ci na właściwszy wybór.

Zagrożenia i ryzyko. Zastanów się, czy w związku z tym zapytaniem ofertowym oraz złożoną ofertą nie zauważasz zagrożenia. Zobacz również, czy podpisanie umowy nie wiąże się z ryzykiem przy każdym z oferentów.

Jak przeprowadzić negocjacje po otrzymaniu ofert?

To nie jest pytanie czy należy przeprowadzać negocjacje, ale jak się do nich przygotować. Tak, należy negocjować. Chociażby dla swojego dobra i zabezpieczenia interesu. Negocjacje niestety kojarzą nam się z tym, aby urwać z ceny. Niestety to najczęstszy model. Chińscy Przyjaciele dawno temu nauczyli mnie jednej rzeczy, nie jedynej. Że cena może być taka, jaką chcesz, ale towar będzie taki, jaka cena, Niezmiernie często rozmawiam z Właścicielami biznesów, którzy mi opowiadają, jak ich Orły wynegocjowały w super cenie kontrakt, a później trzeba było do niego dopłacać. Nic śmiesznego. Powyższe w zdecydowany sposób może ustrzec Cię od wielu błędów. Formalizacja procesu ofertowego daje lepszy, dokładniejszy obraz na case.

Etap negocjacji wymaga przygotowania i zrozumienia własnych potrzeb, limitów, chociażby budżetowych.

Etap negocjacji wymaga otwartości i elastyczności. Nie zawsze pomysł na wykonanie musi nam się od razu spodobać. Musimy otworzyć się na nowe rozwiązania, przy trzymaniu się naszego określonego poziomu ryzyka.

Etap negocjacji wymaga podejścia Win-Win. Moja Profesor z negocjacji na studiach zaraziła mnie tym podejściem. To, że dzisiaj wygrałeś nie oznacza, że jutro znowu przegramy będzie chciał stawać do ringu. W podejściu Win-Win dajemy sobie szansę na długotrwałą współpracę. Nie jest to łatwe do wdrożenia. Często, gdy czujemy, że możemy docisnąć robimy to. Nie zdając sobie sprawy, że przegrany czeka tylko, aż podwinie nam się noga i zmieni się rozkład sił.

Gdy już zakończymy powyższe i zbierzemy do kupy zapisy z procesu, które pozwolą nam na wypunktowanie atutów oferentów i jednocześnie będą przydatne na przyszłość, pozostaje nam dokonanie wyboru.

Życzę Ci serdecznie tylko trafnych wyborów 😉